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小技の森

No one learns as much about a subject as one who is forced to teach it.

【Word】編集記号の表示

全角・半角のスペースや、インデント機能の字下げ、タブなどを見分けることができていますか?また、改行にも、段落の区切りになるものとならないものがありますが、それらの区別はついているでしょうか。

「編集記号」と呼ばれるものを表示させると、下の画像のように区別できます。

%e7%b7%a8%e9%9b%86%e8%a8%98%e5%8f%b74

インデントによる字下げでは、行頭に何も表示されませんがスペースやタブの場合には編集記号が表示されます。また、段落が変わらない改行は、文末に↓が表示されますが、段落が変わる改行では↲が表示されます。

編集記号を表示させるための設定手順
・「ファイル」タブを選択
・「オプション」→「表示」を選択
・「常に画面に表示する編集記号」という標題の下にある項目をチェックする(項目の左にある四角の中をクリックして✓を表示させる)

%e7%b7%a8%e9%9b%86%e8%a8%98%e5%8f%b72

英文中に全角スペースが入っていたり、字下げの仕方が指定通りになっていなかったりすると後工程で修正作業が生じますので、編集記号を表示させて作業するとよいでしょう。

【Excel】先頭行固定

Excelでは、最上部の行(1行目)に項目名、その下の行からデータを入れていくのが一般的な使い方です。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba1

上のようなファイルを作っていたとします(データはダミーです)。下にどんどんデータを追加していくと、最上部の項目名が見えなくなってしまいます。

%e5%85%88%e9%a0%ad%e8%a1%8c%e5%9b%ba%e5%ae%9a1

これでは、項目を確認したいときにはいちいち上に戻らなくてはなりません。見づらいし効率的ではないので、わたしはいつも先頭行を固定してデータを作っています。

操作はシンプルです。[表示]タブから[ウィンドウ]-[ウィンドウ枠の固定]を選びます。%e5%85%88%e9%a0%ad%e8%a1%8c%e5%9b%ba%e5%ae%9a2

クリックすると3つのメニューが出てくるので、真ん中の[先頭行の固定]をクリックします。これだけです。

すると、下にスクロールしていっても先頭行が上に移動せず、いつも同じところに見えています。%e5%85%88%e9%a0%ad%e8%a1%8c%e5%9b%ba%e5%ae%9a4

ウィンドウ枠は、このほか先頭「列」を固定したり、任意の行・列で固定することもできます。

操作もシンプルなので、覚えておいて損はありません。

【Excel】列や行の非表示

Excelで作業しているとき、列や行を入れ替えたり、追加していくことがあります。

たとえば下の表では元々、先頭列(現在のB列)に連番を入れていましたが、データの順番(行)を入れ替えたのに伴い、新たに最左列(現在のA列)を挿入して、新しい番号を振り直しました(データはダミーです)。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba1

この表は左側2列がいずれも番号になっていて煩雑です。さらに、A列とB列の数値をうっかり見間違えることも考えられます。B列を削除してしまうという方法もありますが、後からB列の番号順に再びデータを並べ替える可能性を考えると、それは避けたいところです。こんなときに便利なのが「非表示」機能です。

まず、[B]をクリックしてB列を選択します。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba2

この状態のまま右クリックすると、メニューの下から2番目に[非表示]と出てくるので、ここをクリックするだけです。

%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba3

B列が見えなくなって、すっきりしました。

後からもう一度B列を表示させたいときは、非表示の範囲を含むように周囲を選択します。この場合ならばA列とC列です。

%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba4

ここでまた右クリック。メニューの最下部に[再表示]とあるので、そこをクリックします。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba3

このように、またB列が表示されました。

非表示機能は列だけではなく、行単位でも使えます。同じように、当該個所をクリックして選択した状態で、右クリックメニューを操作するだけです。複雑な表を扱うときに便利で、元のデータを壊す心配もありません。実はこの機能、数年前にお客様から教えていただきました。「なんて便利なんだろう!」と感動して以来、ちょっと大きい表を見るときに最初に使う機能となりました。たったこれだけでもデータが見やすくなるものです。

 

文字コードから文字を挿入する・文字コードを調べる

キーボード上からは普通には打てないし、普段は使わないけれど、時々絶対に使わなければいけない文字がありませんか?

例えば数学記号の≦(半角では≤)。打つときはどうしていますか?

Wordの場合だと「挿入」→「記号と特殊文字」から該当する文字を探して打てますし、よく使う文字を貼り付けたファイルを作ってそこからコピーするやり方もあると思います。

でももう一つのやり方として、使いたい文字の文字コードを調べておくとキーボードから打てるようになるので、やり方をご紹介します。

まず、該当文字の文字コードを調べます。「記号と特殊文字」で調べる場合、下の方の真ん中、「文字コード」のところの4桁の英数字を控えます。その右側の「コード体系」が「Unicode(16進)」であることも確認してください。数学記号「≦」の文字コードは「2266」です。

%e8%a8%98%e5%8f%b7%e3%81%a8%e7%89%b9%e6%ae%8a%e6%96%87%e5%ad%97

あとは簡単です。半角で2266と打ち、そのすぐあとで「Altキー」と「xキー」を同時に押してみてください。「≦」に変わります。ちなみに半角の「≤」は2264と打つと出てきます。これで、「2266」や「2264」を覚えておけばこの次からキーボードからこれらの文字を入力できます。

反対方向に使うこともできます。ある文書に≦と打ってあるとして、そのすぐあとにカーソルを合わせるか、文字を選択して「Altキー」と「xキー」を同時に押すと、「2266」に変わり、この記号の文字コードは2266だとわかります。文字コードを調べるには、その文字を選択して「記号と特殊文字」を開いて調べる方法もありますが、「Altキー」と「xキー」の同時押しの方が簡単ですし、キーボードだけを使って行うことができます。

Office文書から個人情報を削除する

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Office文書(Word、Excel、PowerPoint)には、作成者と最終更新者の名前といった個人情報が保存されます。クライアントからの指示でコメントや変更履歴に名前を残す必要がある場合でもない限り、この個人情報が保存された状態で外部に文書を送るのはあまり好ましくありません。これまではOffice文書の作成者名を空白(半角スペースなど)に設定しておくことで匿名にしていました。

ところが、他のアプリケーションで作成されたOffice文書には、外部ツールに設定された作成者名がそのまま残ってしまいます。たとえば、Trados StudioでWord文書を生成すると、Trados Studioで作成したコメントも一緒に生成され、Trados Studioに設定されたユーザー名がコメントの作成者名として付けられます。また、最終更新者が別のユーザー名になっている場合もあります。

このようにすでに文書に保存されている個人情報を一括削除する方法を説明します。以下の手順と画面はWord2010のものですが、2007以降のOfficeならどれもほぼ同じです。

1. [ファイル] タブを選択します。
2007の場合は [Office] ボタンをクリックし、[配布準備] をクリックして、手順5に進みます。

2. 左のメニューで [情報] を選択します。

Filetab_thumb

画面の右に文書のプロパティが表示されます。

Property_thumb[30]

この文書の作成者と最終更新者の名前が表示されます。この情報を削除するようにします。

3. 右の [問題のチェック] で下矢印(▼)をクリックします。

Information_thumb

4. [ドキュメント検査] を選択します。

DocCheck001_thumb

5. [ドキュメント検査] ダイアログボックスが開きます。そのまま [検査] ボタンをクリックします。

DocCheck002_thumb[1]

6. 検査結果が表示されます。[ドキュメントのプロパティと個人情報] の右にある [すべて削除] ボタンをクリックします。

注意)[コメント、変更履歴、バージョン、および注釈] の右にある [すべて削除] ボタンをクリックすると、コメントそのものが削除されてしまいます。

DocCheck003_thumb[1]

7. 完了したら、[閉じる] をクリックします。

8. ファイルを保存します。

9. 文書を再び開くと個人情報が削除されていることがわかります。

以上は、すでに文書に保存されている個人情報を削除するための手順です。

他のアプリケーションを使用せず、自分だけが文書を作成・更新するのが一般的だと思います。ファイルの保存時に自分の個人情報を保存しないように設定することもできます。

1. [ファイル] タブで [オプション] を選択します。

option001_thumb

2. 左のメニューで [セキュリティ センター] を選択し、右下にある [セキュリティ センターの設定] ボタンをクリックします。

option002_thumb[6]

3. [セキュリティ センター] が開きます。左のメニューで [プライバシー オプション] を選択します。

security001_thumb

4. 画面右のエリアで [ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する] チェックボックスをオンにします。

注)個人情報が含まれている場合は、個人情報を削除してから設定する必要があります。削除するには下にある [ドキュメント検査] ボタンをクリックして、上記の手順に従ってください。

security002_thumb

5. [OK] をクリックします。

これ以降に作成される文書には作成者名などの個人情報が保存されなくなります。

Office文書に限らず、個人情報の漏洩にはくれぐれもご注意を。

では、また。

MS-WORDのファイル上で、蛍光ペンによる色塗り部を一括選択し、総字数情報を表示する方法(+おまけ 1つ)

翻訳タスクを受注する際の見積作業、作業工程検討、翻訳終了後の処理などによく使う手順を書いておきます。手順は長いですが、本質は小枝を2本組み合わせたようなレベルです。

(対象OS:Windows 7、MS-WORD 2013)

【蛍光ペンによる色塗り部の字数カウント方法】

1. 対象のWORDファイルを開いた状態で、CTRLキー+ F を押す
→ ファイル左側に「検索ナビゲーション」が表示される。
ms-word%e6%a4%9c%e7%b4%a2%e3%83%8a%e3%83%93%e3%82%b2%e3%83%bc%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%b3
2. 「検索ナビゲーション」の検索ボックス右端にある虫眼鏡マークをクリックして表示される「高度な検索」を選択する
→ 「検索と置換」ウィンドウが表示される。
ms-word%e3%81%ae%e6%a4%9c%e7%b4%a2%e3%81%a8%e7%bd%ae%e6%8f%9b%e3%82%a6%e3%82%a3%e3%83%b3%e3%83%89%e3%82%a6
3. 「検索と置換ウィンドウ」の左下にある「書式」をクリックし、最下段に表示される「蛍光ペン」
を選択する
→ 最上部の「検索する文字列」ボックスの2行下に 書式:蛍光ペン と表示される。

4. 中央部にある「検索する場所」をクリックし、「メイン文書」を選択する。
→ 対象ファイル中にある蛍光ペンによる色塗り部がすべて選択される。

5. MS-WORDファイルのツールバー上部で「校閲」をクリックし、左から2番目にある文字カウントをク
リックする。
ms-word%e3%83%84%e3%83%bc%e3%83%ab%e3%83%90%e3%83%bc
→ 蛍光ペンによる色塗り部すべてを合計した字数カウント情報が表示される。
+++++++++++++++++++++ 以上 +++++++++++++++++++++
【以下はおまけ:特定フォント部を一括して別のフォントに変更する操作】

3′. 上記3.において、「検索と置換」ウィンドウ最上部で置換タブを押す。

4′. 「検索する文字列」ボックス内で1度クリックした後、「検索と置換ウィンドウ」の左下にある「書式」をクリックし、最上段に表示される「フォント」を選択する
→ 「検索する文字」ウィンドウが表示される。

5′. 検索したいフォントの情報を設定し、OKをクリックする。(例えば、太字の場合は、スタイルのメニューから「太字」を選択する)
→ 「検索する文字列」ボックスの2行下に 書式:フォント:太字 と表示される。

6′. 「置換後の文字列」ボックス内で1度クリックした後、「検索と置換」ウィンドウの左下にある「書式」をクリックし、最上段に表示される「フォント」を選択する
→ 「検索する文字」ウィンドウが表示される。

7′. 置換後のフォントの情報を設定し、OKをクリックする。(例えば、斜体の場合は、スタイルのメニューから「斜体」を選択する)
→ 「置換後の文字列」ボックスの下に 書式:フォント:斜体 と表示される。

8′. 「検索と置換」ウィンドウの中央部にある 「すべて置換」ボタンをクリックする。

 

+++++++++++++++++++++ おまけは以上 +++++++++++++++++++++

 

【補足】

手順を書くとずいぶん複雑な操作に見えますが、元ファイルに対する操作は手順4や手順8’で初めて行われるので、所望の結果が得られない場合は、CTRL + z により、操作前の状態に瞬時に戻せます。何度かやってみると、すぐに身につく操作だと思います。応用範囲広し。Check it out!

停電対策-データ保存とシャットダウン

2016/10/12、東京都内の広い範囲で停電になりましたね。
原因は埼玉県新座市内でのケーブル火災だったそうで、これ、個人レベルで防ぎようのない事故でした。

デスクトップ型パソコンの場合、使用時に停電となれば

  1. データの保存
  2. 安全確実なシャットダウン

ができずに「データ消失」「PC故障」の恐れがあります。

1.データの保存

電源が落ちれば、作業中で未保存なデータが消えます。数時間かけた作業であっても、保存していないと雲散霧消します orz

データ消失の対策は、こまめな上書き保存です。消えてしまった部分は諦めるしかないので、せめて未保存部分を少なくし、再入力の手間と時間を減らしましょう。

<データ保存対策 1>
左手はキーボードの [Ctrl] と [S] に常駐させ、こまめに[Ctrl] + [S] を打つべし!

さらにはタイミングによっては、PC内で動いていた部品が急に止まるために傷付き、PCそのものが壊れることもあります。それが「データ保存領域」に関連すると、データが欠損したり、呼び出せなくなったりするかもしれません。

日頃からのバックアップの意味もありますので、使用中のPC(ローカルPCなんて言います)以外に保存することを習慣化することもお勧めです。

FYI :小技の森 記事 「右クリックでバックアップ

<データ保存対策 2>
バックアップは日頃から常に確保!

最近はクラウドのデータストレージ、つまりネット接続できるデータ保存場所が使いやすくなってきました。無料で使えるものとしては、例えば「Microsoft OneDrive」などがありますね。

クラウド保存の場合、「共有」を目的とすることもできます。このあたりは当然「自己責任」なので、意図せず公開してしまうことが無いよう、保存場所とアクセス設定に関しては理解して使用しましょう。翻訳案件の場合、作業対象ファイルをうっかり公開しちゃってた!なんてことは絶対にNGです。

2. 安全確実なシャットダウン

とにかく、デスクトップ型パソコンは安全にシャットダウン操作をせねばなりません。では、どうしたらよいか。

<シャットダウン対策1>
デスクトップ型パソコンではなく、ノート型にする。

もともと充電池が備わっているノートPCを使えばいいのです。
モニタやキーボードを外付け追加すれば、操作感はデスクトップ型パソコンとほぼ同じです。

「いやいや、どうしてもデスクトップ型パソコンでないとならない理由があってね」という方ならばUPSにつないでみましょうか。

<シャットダウン対策2>
デスクトップ型パソコンならば、UPSを付ける。

UPSとは無停電電源装置のことで、ようするに蓄電池ですね。
電力の供給が立たれた際でも数分間、通電状態を維持してくれます。

2016/10/14の価格.com でUPSを調べてみましたら、売れ筋&注目度No.1で¥14,980-、満足度No.1でで¥27,703-でした。
( 引用元 http://kakaku.com/pc/ups/)

<UPS利用時の注意点>

  • 通電状態を維持してくれるのは、製品スペックにもよりますが、あくまで「数分間」です。
  • 停電中に作業を続けるための装置ではなく、あくまでデータ保存とシャットダウンの時間を稼ぐためのツールとして割り切りましょう。
  • ピーピーピーなど、UPSから異音がしたら、交換時期のお知らせです。
    「うるさい」とUPSを止めてしまって、いざ必要時に後悔しないように(実話です)。
  • 供給電力にはモチロン限りがあります。
    購入時には接続したいPCの総消費電力を考慮して選びましょう。
    単なる「コンセントのでかいやつ」扱いで扇風機とか繋がないように(実話です)。

<シャットダウン時の注意点>
更新プログラムのインストールがあると通常よりも時間がかかります。お使いのPCで「更新プログラムをインストールしないでシャットダウンする方法」をあらかじめ確認しておきましょう。< と書きながら調べたのですが、Windows 10 の場合、個人ユーザー向けに販売されているものは電源を切る項目としての「更新プログラムをインストールしないでシャットダウン」という選択肢は抹消状態みたいです。

「更新プログラムをインストールしてシャットダウン」は終了までに数分では終わらないことも私自身経験しています。となると、果たしてUPSの制限時間内にPCを終了させることができるのかしら(不安)。

うーむ、となると、停電対策としての結論は

  1. パソコンはノートPCにする
  2. データのバックアップとしてクラウドストレージを活用する

になりますかね。

その他、「私はこんな対策しているよ!」という方、コメント追記していただけると嬉しいです m(__)m

せっかくのお仕事が雲散霧消とならないように、どうぞ今日もご安全に!

<参考記事>
Windows 10 の Windows Update の自動更新設定

Microsoft OneDrive とは

<2016/10/26 追記> そもそもの更新プログラムを「手動」に設定しておく、という方法もあります。
が、その設定をしてしまうとついつい更新プログラムを先延ばしにしてしまいトラブルになった事例も存じております。なので、ご自身で調べられてメリット・デメリット・トラブル時の対処法まで納得の上で設定ができる方のみにしておいたほうが無難だと私は思っていますので、今回の文中からは除外してあります。
[サービス] というところから、なんですけれど……とヒントのみで悪しからずご了承ください。

右クリックでバックアップ

訳文ファイルが壊れて読み取れなくなるという経験をしたこがあり、それ以来バックアップについてははかなり神経質になっています。作成したデータを保存しているDドライブについては、毎日仕事の終了時に差分バックアップを取っているのですが、それ以外に現在作業中の訳文ファイルについては、1日数回随時バックアップを取っています。簡単にバックアップできるように、右クリックの「送る」メニューにバックアップフォルダのショートカットを追加しています。

その際、バックアップフォルダのショートカット名の先頭に1、2、3などの数字を付けておくと「送る」メニューの先頭にそのフォルダが表示されるので便利です。私は、dropbox内のバックアップフォルダ、USBメモリー内のバックアップフォルダ、外付けHDD内のバックアップフォルダのショートカットを「送る」メニューに登録しています。

rightclick

これだと、毎回バックアップ先のフォルダを開いて、そこに対象となるファイルをコピー&ペーストしなくて済むので、バックアップがおっくうでなくなります。

右クリックの「送る」にバックアップフォルダのショートカットを登録する方法については以下を参照してください。

右クリック メニューの「送る」を編集する方法(Windows 7)

[Win10] 送るメニューを編集して追加や削除を行う方法

Macの内蔵辞書を活用する

Mac OS Xの内蔵辞書は使っていますか?
スクリーンショット 2016-05-10 22.36.30.png
実はデフォルトで表示される辞書以外にもたくさんの辞書が内蔵されています。
翻訳者であれば、すでにいろいろな辞書をそろえてLogophileなどで串刺し検索しているかもしれませんが、せっかくなので内蔵辞書も活用してみましょう。
辞書アプリを起動して[辞書]→[環境設定]を開いてみましょう。
スクリーンショット 2016-05-10 22.33.18.png
これはOS 10.11.6の例で、読み込まれているLogoVistaの辞書も表示されているので、お使いの環境によって辞書の種類は上の例と異なる場合があります。
使用したい辞書にチェックを入れて、好きな順番に並べ替えましょう。
辞書アプリではこんな感じで表示されます。
スクリーンショット 2016-05-10 22.38.27.png
トラックパッドを使っているなら、Safariブラウザでは、3本指のタップでこの辞書を使うことができます。
[システム環境設定]の[トラックパッド]で設定を確認してみましょう。
スクリーンショット 2016-05-10 22.30.05.png
[調べる&データ検出]
[3本指でタップ]
にチェックが入っていればOKです。
調べたい単語を選び、3本指でタップすれば辞書が表示されます。
スクリーンショット 2016-05-10 22.44.15.png

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