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小技の森

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Microsoft Word

【Word】MS-Wordが不調になったら試してみる4つのこと

Wordが頻繁に落ちるか異常に遅くなったら、次を試してみてください。

  • 「C:\Users\[ユーザー名]\AppData\Roaming\Microsoft\Word」にTMPファイルがあれば、削除します。
  • 作業しているファイルの保存先(通常は同じフォルダ)に「~$」で始まるファイルがあれば削除します。
  • 追加したマクロに問題がある場合:マクロを外すか停止する(Shiftキーを押しながらWordを起動)。確認しながらマクロを再登録します。
  • 標準テンプレートに問題がある場合:Wordの標準テンプレートは、ファイルの開閉を繰り返すうちに肥大化し、さらには破損してしまうことがよくあります。これは標準テンプレートを作り直すことで修復できます。

特に標準テンプレートの肥大化による問題はよく発生します。現在使用している標準テンプレート(normal.dotm)を削除してWordを再起動するだけで標準テンプレートを作り直せますが、標準テンプレートの設定が初期化されてしまいます。毎回設定し直す手間を省くために、新しい標準テンプレートを作成し設定を終えたら、このスリムな標準テンプレートを保存し、次回からはこの標準テンプレートに肥大化した標準テンプレートを置き換えましょう。この手順は次のとおりです。

  1. 「C:\Users\[ユーザー名]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」にある標準テンプレート(normal.dotm)の名前を変更します(例:normal_dotm.old)。
  2. その後、Wordを起動すると、初期化された新しい「normal.dotm」が作成されます。
  3. Wordを設定し直します。
  4. 再設定した「normal.dotm」のコピーを作成して名前を変更します(例:normal_dotm.new)。

次回からは、次の手順になります。

  1. 「normal.dotm」を削除する。
  2. 「normal_dotm.new」のコピーを作成する。
  3. 名前を「normal.dotm」に変更する。

これで、Wordを起動したときに設定済みの標準テンプレートが読み込まれるようになります。

上記の対応策はWord 2010 + Windows 7&10で確認していますが、他のバージョンでも有効なはずです。

では、また。

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コピペでWordの「表記ゆれチェック」

たまに翻訳会社から、「SDL Trados Studioで作業したあとは、訳文を最後にWordにコピー&ペーストで貼り付けて訳文をチェックしてください」という指定が入ることがあります。それを実際にやってみて知ったのが、Wordの「表記ゆれチェック」機能です。

例えば、次のような文章(わたしの自作文章です)をWordにコピペすると、表記ゆれだとWordが判断した箇所に緑色の波線が引かれます。表記ゆれチェック
この例では、「コンピュータ」に似ている用語に緑の波線がついています。普段間違えるとすると、「コンピュータ」と「コンピューター」くらいかもしれませんが、Wordの表記ゆれ機能は、ちゃんと「コンピュタ」、「コンピュター」、「コーンピュタ」あたりも、表記ゆれだと認識してくれました。

上の画像の赤い線で囲った「表記ゆれチェック」を押すと、下のように緑の波線の箇所の修正候補を表示してくれます。
表記ゆれチェック2
Wordの文書校正機能は、訳文をコピー&ペーストするだけで自動的にやってくれることが多い(ファイルサイズが大きいとダメというメッセージがでることもあります)ですし、自分でも気づかないような小さなミスを拾ってくれることもあるので、SDL Trados Studioで作業したあとには、わたしは必ずWordでチェックをするようにしています。本当はWordのチェック機能に頼らずに自分で訳文を見直した時点で気づいて修正し、Wordチェックをしたときにはエラーなしであることを確認するのが理想なのですが、Wordに助けられることもしばしばです。

【Word】Ctrl + I, B, U は知ってるよね?

Microsoft Word を使っていて、手癖になってるショートカットキーに、以下のような書式設定に関するものもあります。

  • Ctrl + B :ボールド体にする。
  • Ctrl + I :イタリック体にする。
  • Ctrl + U :アンダーラインを引く。

文字書式を変えた部分を範囲指定して、上記のショートカットキーを押せば、書式が変わります。

ワードのショートカットキーって、Ctrl と Shift の組み合わせにいろいろと便利な機能が隠れているんですよね。

Ctrl + Shift + F でフォントのダイアログボックスが表示されて、すこぶる便利です。

WordとPDFで前回終了時のページを簡単に表示する

数百ページもあるようなページ数が多いWordファイルの場合、前回終了時のページを表示するのは大変です。このような場合は、対象となるWordファイルを開いたあと、Shift + F5で、前回終了時に開いていたページ(厳密に言うと、最後に操作・編集した箇所)にジャンプできます。スクロールバーなどを操作して該当するページを探す必要がなくなるので便利です。

PDFファイルについては、[編集] > [環境設定] > [文書] で、[文書を再び開くときに前回のビュー設定を復元]のオプションにチェックを入れておくと、PDFファイルを起動したときに、前回終了時に開いていたページが前回終了時のサイズで表示されます。該当するページを探す必要がなくなるのでこれも便利です。

【Word】文書の表示スタイル変更をワンクリックで

word_face

私は Microsoft Word 2007 (古!)をメインで使っているのですが、作業の内容によって、文書の表示を「印刷レイアウト」「アウトライン」「下書き」に切り替えながら使っています。

ワード画面の一番下に、こんなアイコンが並んでいるのをご存じですか?

word_bottom_bar

このボタンの一番左が「印刷レイアウト」、右から二つ目が「アウトライン」、右端が「下書き」です。メニューの「表示」の「文書の表示」でも切り替えられますが、複数回操作が必要なので、1度のクリック操作で完結するこちらのボタンを使っています。

 

 

【超基本】手癖にしよう Ctrl + S

栄えある「小技の森」第一回目の記事は、当ブログ管理人 Terry Saito が書かせていただきます。

最初は小手調べということで、私の中では超基本機能である「上書き保存」のショートカットキーです。

Ctrl + S

我々が良く使う Microsoft Word, Excel, PowerPoint では、コントロールキー(Ctrl)キーを押しながらSキーを押すと、現在作業しているファイルが上書き保存されます。メニューから「上書き保存」を選択する方法もありますが、ショートカットキーで操作した方が作業の時間短縮になります。(「ちりも積もれば山となる」です。ダメですよ、こういう時間短縮に敏感でなくては!)

私が翻訳の仕事の中で良く経験するのは、図形や画像を駆使して作成されたファイルサイズの大きなワードファイル原稿を操作していると、突然、ワードが固まり、それまで行った作業を道連れに死んでしまう現象です。ファイルサイズの大きなものならば、ExcelやPowerPointでも同様の経験をしています。

集中して頑張って「ふぉ〜、出来た〜!!」と思った瞬間、ソフトウェアがお亡くなりになる。それも、今まで苦労してやっと完了した作業とみちづれに。脳内に牧村三枝子の「みちづれ」が流れて、すべてが忘却の彼方へ飛んでいく瞬間ですね。(曲が古すぎる)

そんな経験を何度もしていると、サルでも学習して何とかしようと思うもの。そこに現れたのが「コントロールエス」です。(なんか戦隊ヒーローものみたいで格好いい(笑)。栄養ドリンクみたいだという話もある)

何か作業をしたら「Ctrl + S」、ちょっと大変な作業をしたら「Ctrl + S」、おトイレに行く前に「Ctrl + S」、家族と会話する前に「Ctrl + S」、電話に出る前に「Ctrl + S」、好きなあの娘に「Ctrl + S」です(最後は嘘です)。このショートカットは手癖にしてしまいましょう。私は無意識にこのショートカットキーを押すほど身体に染み付いています。MS Office に限らず、多くのソフトウェアで、このショートカットキーは「上書き保存」に設定されているようですので、手癖になるまで覚えたい操作ですね。

※ Macでは、Command + S です。

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