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【Word/Excel/Power Point】ストレスを軽減?描画オブジェクトの小技

フローチャートにつきもののテキストボックスや矢印、あれを手直しするのって面倒ですよね。たくさんあると手がぷるぷるします。最近見つけた小技を紹介します。


● 小技1:矢印の向きをちょっと変えたい

①矢印を選択

[Alt]+[(右または左の)矢印]キー

ちなみに矢印キーを1回たたくと15°回転します。(横の矢印を縦に直すときは、マウスでドラッグする方が早いですね。)

——

● 小技2:矢印を増やしたい

①矢印を選択

[Ctrl]+コピーしたいところにマウスでドラッグ

矢印を選択した後で[Ctrl]+[C](コピー)、[Ctrl]+[V](貼り付け)も便利ですが、こちらの方が楽かもしれません。

——

●小技3:テキストボックスの幅を調節したい

①テキストボックスを選択

[Ctrl]+マウスでドラッグして調節

このやり方のよい点は、左右(または上下)対称に幅を増減できるので元の中心位置を保てることです。


ここではフローチャートの矢印とテキストボックスを例としてお話ししましたが、上記の方法は「オブジェクト」全般に使用できるので、手順①、②の「矢印」や「テキストボックス」は「オブジェクト」に読み替えてお試しくださいませ。

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Wordの文字数・単語数をいろいろな方法でカウントする

文章の作成には文字数・単語数のカウントがつきもの

入力にワードを使っているのであれば、こんなダイアログボックスのお世話になっているのではないでしょうか。今回は、このダイアログボックスについて少し考えてみたいと思います。

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「文字数・単語数を数えたい」と思ったときに何をしているでしょう

・両手をキーボードにおいている

・コーヒーを飲んでいる

・メモ用の筆記用具をもっている

・マウスを握っている

どんなときでも、さっと数えたいのが人情。そのためには、いくつかの方法を憶えておくと便利かもしれません。そうすれば、片手がふさがっていても大丈夫。以下、3つの方法を紹介します。

【1】 ツールバーから

「校閲」⇒「文字カウント」を選択(これはWord2010の画面)

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【2】ステータスバーから

文字数のところをクリック

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【3】ショートカット

「Alt + T + W」(ワードのバージョンによって異なります。これは、Word2010のもの。この場合なら、左手。)

消えるダイアログボックス・コピペできない単語数・文字数

ところが、せっかく表示させることのできた「文字カウント」のダイアログボックスですが、このダイアログボックスには、致命的な弱点が2つあります。

ひとつめは、次の作業にとりかかると消えてしまうこと。これは、ダイアログボックスという存在の性格上しかたがないことかもしれません。だからこそ、ステータスバーに「文字数」が表示されているわけです。でも、知りたいのが文字数でなく、単語数である場合には、どうしたらよいのでしょう。どこかに別途メモしておくしかありません。

もうひとつは、せっかく表示させることのできた文字数や単語数をコピペできないこと。メモするときには、新たに入力せねばならないわけです。

消えないダイアログボックスと コピペできる単語数・文字数

でも、ここであきらめないのが肝心。手はあります。こういうときこそ、シェアウェア・フリーウェアの出番です。使うのは、Buckeyeさん作のSimplyTerms。(http://buckeye.in.coocan.jp/software/transtools.htm#simplyterms )

とりあえず、このSimplyTermsで、文字数・ワード数をカウントする場面のスクショをお目にかけましょうか。こんな感じです。右上のコーナーで、「その他」を選んであります。

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ここで、「ワードカウント(詳細)」を選んで、数えさせたのがこちら。

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見るとわかるように、ただのテキストファイルですから、消えることはありませんし、コピペも自在、それどころか、印刷や保存も可能です(ここでは、3ファイル分を一度にカウントしています)。

一方、「ワードカウント(一覧)」を選ぶとこんな具合になります。

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SimplyTermsというと、エディター(特に秀丸)と一緒に使うものと思っておられる方も多そうですが、そんなことはないのですよ。ワードの基本機能も肩代わりしてくれるのです。今回は紹介しませんが、複数の(ワード)ファイルを好きな順番で連結したりするときも、SimplyTermsのお世話になっています。

なお、もっと難しいことをしたい方は、まだら猫の翻訳日記」さんのこちらの記事(「SimplyTerms:「ワードカウント」機能」)が参考になると思います。
http://madaraneko.blogspot.jp/2013/05/simplyterms.html

「リンクの作成」の利用方法

非アルファベット言語の場合翻訳文を提出する際は、ご依頼先から元の日本語原稿と同じ形に体裁を整えるところまで求められることがほとんどだと思います。元原稿に直接入力出来れば問題はありませんが、文字化けなどの問題が発生し易い非アルファベット言語では新たに作成しなおした方が早いことが多いため、できれば翻訳以外にかける手間は少しでも省いて時短をはかりたいところですね。

そこで時短につながる小技を1つお伝えします。

学校翻訳などでは文章と文章の間に図や表などを挟む下記のようなレイアウトによく出くわします。

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こんな時に「リンクの作成」を利用すると文章を入力するだけで左右のテキストボックスに文章が自動で入力されます。入力後テキストボックスのサイズを変更するだけでバランスを整えられるので、バランスを見ながら何度も左右のテキストボックスに入力する必要がありません。

①テキストボックスを2つ作成し、1つ目のテキストボックスを選択します。

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②描画ツールの中から「リンクの作成」を選びクリックするとマウスポインターの形が画像のように変わるので続けて入力したい2つ目のテキストボックス内でクリックします。

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③1つ目のテキストボックスに文章を入力すると自動で2つ目のテキストに続きが入力されます。全て入力後にテキストボックスの体裁を整えて完成です。%e2%91%a2%e6%96%87%e7%ab%a0%e5%85%a5%e5%8a%9b

 

【Word】編集記号の表示

全角・半角のスペースや、インデント機能の字下げ、タブなどを見分けることができていますか?また、改行にも、段落の区切りになるものとならないものがありますが、それらの区別はついているでしょうか。

「編集記号」と呼ばれるものを表示させると、下の画像のように区別できます。

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インデントによる字下げでは、行頭に何も表示されませんがスペースやタブの場合には編集記号が表示されます。また、段落が変わらない改行は、文末に↓が表示されますが、段落が変わる改行では↲が表示されます。

編集記号を表示させるための設定手順
・「ファイル」タブを選択
・「オプション」→「表示」を選択
・「常に画面に表示する編集記号」という標題の下にある項目をチェックする(項目の左にある四角の中をクリックして✓を表示させる)

%e7%b7%a8%e9%9b%86%e8%a8%98%e5%8f%b72

英文中に全角スペースが入っていたり、字下げの仕方が指定通りになっていなかったりすると後工程で修正作業が生じますので、編集記号を表示させて作業するとよいでしょう。

文字コードから文字を挿入する・文字コードを調べる

キーボード上からは普通には打てないし、普段は使わないけれど、時々絶対に使わなければいけない文字がありませんか?

例えば数学記号の≦(半角では≤)。打つときはどうしていますか?

Wordの場合だと「挿入」→「記号と特殊文字」から該当する文字を探して打てますし、よく使う文字を貼り付けたファイルを作ってそこからコピーするやり方もあると思います。

でももう一つのやり方として、使いたい文字の文字コードを調べておくとキーボードから打てるようになるので、やり方をご紹介します。

まず、該当文字の文字コードを調べます。「記号と特殊文字」で調べる場合、下の方の真ん中、「文字コード」のところの4桁の英数字を控えます。その右側の「コード体系」が「Unicode(16進)」であることも確認してください。数学記号「≦」の文字コードは「2266」です。

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あとは簡単です。半角で2266と打ち、そのすぐあとで「Altキー」と「xキー」を同時に押してみてください。「≦」に変わります。ちなみに半角の「≤」は2264と打つと出てきます。これで、「2266」や「2264」を覚えておけばこの次からキーボードからこれらの文字を入力できます。

反対方向に使うこともできます。ある文書に≦と打ってあるとして、そのすぐあとにカーソルを合わせるか、文字を選択して「Altキー」と「xキー」を同時に押すと、「2266」に変わり、この記号の文字コードは2266だとわかります。文字コードを調べるには、その文字を選択して「記号と特殊文字」を開いて調べる方法もありますが、「Altキー」と「xキー」の同時押しの方が簡単ですし、キーボードだけを使って行うことができます。

Office文書から個人情報を削除する

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Office文書(Word、Excel、PowerPoint)には、作成者と最終更新者の名前といった個人情報が保存されます。クライアントからの指示でコメントや変更履歴に名前を残す必要がある場合でもない限り、この個人情報が保存された状態で外部に文書を送るのはあまり好ましくありません。これまではOffice文書の作成者名を空白(半角スペースなど)に設定しておくことで匿名にしていました。

ところが、他のアプリケーションで作成されたOffice文書には、外部ツールに設定された作成者名がそのまま残ってしまいます。たとえば、Trados StudioでWord文書を生成すると、Trados Studioで作成したコメントも一緒に生成され、Trados Studioに設定されたユーザー名がコメントの作成者名として付けられます。また、最終更新者が別のユーザー名になっている場合もあります。

このようにすでに文書に保存されている個人情報を一括削除する方法を説明します。以下の手順と画面はWord2010のものですが、2007以降のOfficeならどれもほぼ同じです。

1. [ファイル] タブを選択します。
2007の場合は [Office] ボタンをクリックし、[配布準備] をクリックして、手順5に進みます。

2. 左のメニューで [情報] を選択します。

Filetab_thumb

画面の右に文書のプロパティが表示されます。

Property_thumb[30]

この文書の作成者と最終更新者の名前が表示されます。この情報を削除するようにします。

3. 右の [問題のチェック] で下矢印(▼)をクリックします。

Information_thumb

4. [ドキュメント検査] を選択します。

DocCheck001_thumb

5. [ドキュメント検査] ダイアログボックスが開きます。そのまま [検査] ボタンをクリックします。

DocCheck002_thumb[1]

6. 検査結果が表示されます。[ドキュメントのプロパティと個人情報] の右にある [すべて削除] ボタンをクリックします。

注意)[コメント、変更履歴、バージョン、および注釈] の右にある [すべて削除] ボタンをクリックすると、コメントそのものが削除されてしまいます。

DocCheck003_thumb[1]

7. 完了したら、[閉じる] をクリックします。

8. ファイルを保存します。

9. 文書を再び開くと個人情報が削除されていることがわかります。

以上は、すでに文書に保存されている個人情報を削除するための手順です。

他のアプリケーションを使用せず、自分だけが文書を作成・更新するのが一般的だと思います。ファイルの保存時に自分の個人情報を保存しないように設定することもできます。

1. [ファイル] タブで [オプション] を選択します。

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2. 左のメニューで [セキュリティ センター] を選択し、右下にある [セキュリティ センターの設定] ボタンをクリックします。

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3. [セキュリティ センター] が開きます。左のメニューで [プライバシー オプション] を選択します。

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4. 画面右のエリアで [ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する] チェックボックスをオンにします。

注)個人情報が含まれている場合は、個人情報を削除してから設定する必要があります。削除するには下にある [ドキュメント検査] ボタンをクリックして、上記の手順に従ってください。

security002_thumb

5. [OK] をクリックします。

これ以降に作成される文書には作成者名などの個人情報が保存されなくなります。

Office文書に限らず、個人情報の漏洩にはくれぐれもご注意を。

では、また。

【Word】スペルチェックされない!?

マイクロソフトワードで納品されてくる翻訳物をチェックしていると、時々、校正・スペルチェックが正しく掛からないものがあります。また、お客様から送付されてきたワード原稿ファイルに上書き翻訳していった場合にも、同じ経験をしたことがあります。

校正チェックやスペルチェックを実行すると、ワードは「終了しました」と表示するのに、本文には間違いがある。また、エラーを示す波線が出てこない。

こういう時の対処法として、以下のふたつのいずれか、もしくは両方をやっています。

  1. Ctrl + A を押して文書全体を範囲指定し、校正言語を正しい言語に指定する。
  2. [オプション]→[文章校正]で「再チェック」ボタンを押す。 (Word2007の場合)

1. 校正言語を正しく設定する

多くの場合、校正言語設定を意識することなく翻訳やチェックが行えてしまうので、知らない方が多いかもしれませんね。この機能の位置付けからすると、翻訳時に必ず正しく設定し、チェック時にも必ず設定を確認してからチェックを掛けるという性質のものだと思います。

原稿ファイルへ上書きして翻訳する場合、原稿ファイルに設定された校正言語設定がそのまま引き継がれている場合があり、正しく校正・スペルチェックが掛からないことがあります。また、PDFファイルをワードファイルに変換したり、コピペした場合によく見られるのは、校正言語が全く関係のないものになっているケースです。いずれのケースでも、意図的に校正言語を正しい言語へ設定する必要があります。

この校正言語の設定は、対象文をコピーして新規文書へペーストしても変更されず、設定もコピーされますので注意が必要です。

[設定手順] (Word2007の場合)

  1. Ctrl + A を押し、文書全体を範囲指定します。(任意の範囲だけ設定するという方法もできます)
  2. 画面下のステータスバー部にある校正言語をクリックして、正しい言語へ変更します。%e6%a0%a1%e6%ad%a3%e8%a8%80%e8%aa%9eこの時、「スペルチェックと文章校正を行わない」にレ点が入っていたら外しましょう。

2. 無視されたエラーをリセットする

校正・スペルチェックでエラー検出されると、対処を求めるダイアログボックスが出てきますが、そこで「無視」されたものはその後のチェックでエラーとして検出されません。この「無視されたエラー」をリセットして検出されるようにします。

[設定手順] (Word2007の場合)

  1. [オプション]→[文章校正]を選択する。
  2. 「再チェック」ボタンを押す。
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【Word】図が消えた?図表番号の文字化け?何だかわからないけど、[ALT]+[F9]で元通り!

翻訳の仕事では、「原稿のWord文書に訳文を上書きしてください」というご依頼をよく頂きます。ファイルの中身を拝見すると、たくさんの図表、リンク、はたまた見出しの書式など、Wordの機能がふんだんに盛り込まれていることがあります。

翻訳者としては、テキスト部分をひたすら訳文に変更していけばよいのですが、何かの拍子にファイル全体の体裁がおかしなことになってしまって汗が出る、ということがたまにあります。誤って何かのキーを押してしまったのであれば[Ctrl]+[Z]で取り消せますが、開いた時から「ナニコレ?」ということも…。

駆け出しの頃、開いた文書ファイルの図があるはずのところに、図の代わりに意味不明の文字の羅列があって面食らったことがあります。よく見ると、図の番号も同じような文字の羅列になっているではありませんか!

こんな感じの文字の羅列↓

Figure { SEQ Figure \* ARABIC}

これは、フィールドコードといって、図を他のアプリケーションからリンクしたり、図表番号の連番や目次を自動作成するための設定などに使用されるようです(詳しくはMicrosoftの公式ページを参照ください)。

そして、このフィールドコードの表示/非表示は[Alt]+[F9]で切り替えできることがわかりました。この切り替え方法を知った時はホッとしました。ただ、頻繁に出会わないので、しばらく経つと「どのキーを押すと表示が元に戻るんだっけ?」と忘れてしまいます。

というわけで、個人的には「おっと(Alt)復旧(F9)」と覚えておくことにしています。それでも忘れてしまったら、おーいGoogle先生!(検索)です。このトピックは複数のサイトで紹介されているので、結構Wordのあるあるネタなのかもしれませんね。

標準テンプレートフォルダの開き方

しんハムさんが「【Word】MS-Wordが不調になったら試してみる4つのこと」という記事を公開されました。

この記事の中で以下のような記述があります。

「C:\Users\[ユーザー名]\AppData\Roaming\Microsoft\Word」にTMPファイルがあれば、削除します。

このフォルダを開く方法として、以前公開した「Winキー + Rで「ファイル名を指定して実行」」の記事が役立ちます。

  1. WinキーとRキーを同時に押して「ファイル名を指定して実行」を立ち上げる。
  2. 「名前」に「%APPDATA%¥Microsoft¥Word」と入力して Enterキーを押す。

これで上記のフォルダーが開きます。

C:\Users\[ユーザー名]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」にある標準テンプレート(normal.dotm)の名前を変更します(例:normal_dotm.old)。

同様に、標準テンプレート(normal.dotm)のあるフォルダーを開くには、上記手順の2で、以下の手順を行います。

  • 「名前」に「%APPDATA%¥Microsoft¥Templates」と入力して Enterキーを押す。

お役立てください。

※ なお、この操作は環境変数APPDATAを参照しています。お持ちのPCの環境によっては、上記のような動作をしない場合がありますので、御了承ください。

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