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小技の森

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【Word/Excel/Power Point】ストレスを軽減?描画オブジェクトの小技

フローチャートにつきもののテキストボックスや矢印、あれを手直しするのって面倒ですよね。たくさんあると手がぷるぷるします。最近見つけた小技を紹介します。


● 小技1:矢印の向きをちょっと変えたい

①矢印を選択

[Alt]+[(右または左の)矢印]キー

ちなみに矢印キーを1回たたくと15°回転します。(横の矢印を縦に直すときは、マウスでドラッグする方が早いですね。)

——

● 小技2:矢印を増やしたい

①矢印を選択

[Ctrl]+コピーしたいところにマウスでドラッグ

矢印を選択した後で[Ctrl]+[C](コピー)、[Ctrl]+[V](貼り付け)も便利ですが、こちらの方が楽かもしれません。

——

●小技3:テキストボックスの幅を調節したい

①テキストボックスを選択

[Ctrl]+マウスでドラッグして調節

このやり方のよい点は、左右(または上下)対称に幅を増減できるので元の中心位置を保てることです。


ここではフローチャートの矢印とテキストボックスを例としてお話ししましたが、上記の方法は「オブジェクト」全般に使用できるので、手順①、②の「矢印」や「テキストボックス」は「オブジェクト」に読み替えてお試しくださいませ。

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Wordの文字数・単語数をいろいろな方法でカウントする

文章の作成には文字数・単語数のカウントがつきもの

入力にワードを使っているのであれば、こんなダイアログボックスのお世話になっているのではないでしょうか。今回は、このダイアログボックスについて少し考えてみたいと思います。

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「文字数・単語数を数えたい」と思ったときに何をしているでしょう

・両手をキーボードにおいている

・コーヒーを飲んでいる

・メモ用の筆記用具をもっている

・マウスを握っている

どんなときでも、さっと数えたいのが人情。そのためには、いくつかの方法を憶えておくと便利かもしれません。そうすれば、片手がふさがっていても大丈夫。以下、3つの方法を紹介します。

【1】 ツールバーから

「校閲」⇒「文字カウント」を選択(これはWord2010の画面)

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【2】ステータスバーから

文字数のところをクリック

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【3】ショートカット

「Alt + T + W」(ワードのバージョンによって異なります。これは、Word2010のもの。この場合なら、左手。)

消えるダイアログボックス・コピペできない単語数・文字数

ところが、せっかく表示させることのできた「文字カウント」のダイアログボックスですが、このダイアログボックスには、致命的な弱点が2つあります。

ひとつめは、次の作業にとりかかると消えてしまうこと。これは、ダイアログボックスという存在の性格上しかたがないことかもしれません。だからこそ、ステータスバーに「文字数」が表示されているわけです。でも、知りたいのが文字数でなく、単語数である場合には、どうしたらよいのでしょう。どこかに別途メモしておくしかありません。

もうひとつは、せっかく表示させることのできた文字数や単語数をコピペできないこと。メモするときには、新たに入力せねばならないわけです。

消えないダイアログボックスと コピペできる単語数・文字数

でも、ここであきらめないのが肝心。手はあります。こういうときこそ、シェアウェア・フリーウェアの出番です。使うのは、Buckeyeさん作のSimplyTerms。(http://buckeye.in.coocan.jp/software/transtools.htm#simplyterms )

とりあえず、このSimplyTermsで、文字数・ワード数をカウントする場面のスクショをお目にかけましょうか。こんな感じです。右上のコーナーで、「その他」を選んであります。

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ここで、「ワードカウント(詳細)」を選んで、数えさせたのがこちら。

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見るとわかるように、ただのテキストファイルですから、消えることはありませんし、コピペも自在、それどころか、印刷や保存も可能です(ここでは、3ファイル分を一度にカウントしています)。

一方、「ワードカウント(一覧)」を選ぶとこんな具合になります。

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SimplyTermsというと、エディター(特に秀丸)と一緒に使うものと思っておられる方も多そうですが、そんなことはないのですよ。ワードの基本機能も肩代わりしてくれるのです。今回は紹介しませんが、複数の(ワード)ファイルを好きな順番で連結したりするときも、SimplyTermsのお世話になっています。

なお、もっと難しいことをしたい方は、まだら猫の翻訳日記」さんのこちらの記事(「SimplyTerms:「ワードカウント」機能」)が参考になると思います。
http://madaraneko.blogspot.jp/2013/05/simplyterms.html

「リンクの作成」の利用方法

非アルファベット言語の場合翻訳文を提出する際は、ご依頼先から元の日本語原稿と同じ形に体裁を整えるところまで求められることがほとんどだと思います。元原稿に直接入力出来れば問題はありませんが、文字化けなどの問題が発生し易い非アルファベット言語では新たに作成しなおした方が早いことが多いため、できれば翻訳以外にかける手間は少しでも省いて時短をはかりたいところですね。

そこで時短につながる小技を1つお伝えします。

学校翻訳などでは文章と文章の間に図や表などを挟む下記のようなレイアウトによく出くわします。

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こんな時に「リンクの作成」を利用すると文章を入力するだけで左右のテキストボックスに文章が自動で入力されます。入力後テキストボックスのサイズを変更するだけでバランスを整えられるので、バランスを見ながら何度も左右のテキストボックスに入力する必要がありません。

①テキストボックスを2つ作成し、1つ目のテキストボックスを選択します。

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②描画ツールの中から「リンクの作成」を選びクリックするとマウスポインターの形が画像のように変わるので続けて入力したい2つ目のテキストボックス内でクリックします。

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③1つ目のテキストボックスに文章を入力すると自動で2つ目のテキストに続きが入力されます。全て入力後にテキストボックスの体裁を整えて完成です。%e2%91%a2%e6%96%87%e7%ab%a0%e5%85%a5%e5%8a%9b

 

Excelでテキストの加工など。

世の中には親切な方がいらして、専門用語の辞書をネットで公開してくださったりしています。たとえば、

英和医学用語集 (かなり古いですが新しいのにアクセスできない(;´・ω・)

とか

英語-日本語電気専門用語辞書

とか

これをそのまま検索してもいいのですが、Excelに読み込んで、ちょいと小細工すると、使用範囲が広がるのです。たとえば、私の場合はTradosで使える辞書に変換してます。

まず、1つ目の英和医学用語集です。

ex-1

こちらは次のように、英語と日本語が半角スラッシュで区切られています。
<英語>/<日本語>

この場合はまず全文をコピーして、Excelに貼り付けます([貼り付け先のオプション]で[貼り付け先の書式に合わせる]を使うと楽です)

ex1

次に、A列全体を選択し、[データ]タブの[区切り位置]を選択します。区切り位置指定ウィザードが表示されたら、[次へ]をクリックし、2番目の画面で[区切り位置]の[その他]チェックボックスをオンにして、その右側のテキストボックスに「/」を入力します。

ex2

[完了]を選択すると、スラッシュの位置で英語と日本語に分かれます(A1の幅を広げてあります)

ex3

さて、2つめ、英語-日本語電気専門用語辞書はちょっと複雑です。 “Excelでテキストの加工など。”続きを読む

【Word】編集記号の表示

全角・半角のスペースや、インデント機能の字下げ、タブなどを見分けることができていますか?また、改行にも、段落の区切りになるものとならないものがありますが、それらの区別はついているでしょうか。

「編集記号」と呼ばれるものを表示させると、下の画像のように区別できます。

%e7%b7%a8%e9%9b%86%e8%a8%98%e5%8f%b74

インデントによる字下げでは、行頭に何も表示されませんがスペースやタブの場合には編集記号が表示されます。また、段落が変わらない改行は、文末に↓が表示されますが、段落が変わる改行では↲が表示されます。

編集記号を表示させるための設定手順
・「ファイル」タブを選択
・「オプション」→「表示」を選択
・「常に画面に表示する編集記号」という標題の下にある項目をチェックする(項目の左にある四角の中をクリックして✓を表示させる)

%e7%b7%a8%e9%9b%86%e8%a8%98%e5%8f%b72

英文中に全角スペースが入っていたり、字下げの仕方が指定通りになっていなかったりすると後工程で修正作業が生じますので、編集記号を表示させて作業するとよいでしょう。

【Excel】先頭行固定

Excelでは、最上部の行(1行目)に項目名、その下の行からデータを入れていくのが一般的な使い方です。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba1

上のようなファイルを作っていたとします(データはダミーです)。下にどんどんデータを追加していくと、最上部の項目名が見えなくなってしまいます。

%e5%85%88%e9%a0%ad%e8%a1%8c%e5%9b%ba%e5%ae%9a1

これでは、項目を確認したいときにはいちいち上に戻らなくてはなりません。見づらいし効率的ではないので、わたしはいつも先頭行を固定してデータを作っています。

操作はシンプルです。[表示]タブから[ウィンドウ]-[ウィンドウ枠の固定]を選びます。%e5%85%88%e9%a0%ad%e8%a1%8c%e5%9b%ba%e5%ae%9a2

クリックすると3つのメニューが出てくるので、真ん中の[先頭行の固定]をクリックします。これだけです。

すると、下にスクロールしていっても先頭行が上に移動せず、いつも同じところに見えています。%e5%85%88%e9%a0%ad%e8%a1%8c%e5%9b%ba%e5%ae%9a4

ウィンドウ枠は、このほか先頭「列」を固定したり、任意の行・列で固定することもできます。

操作もシンプルなので、覚えておいて損はありません。

【Excel】列や行の非表示

Excelで作業しているとき、列や行を入れ替えたり、追加していくことがあります。

たとえば下の表では元々、先頭列(現在のB列)に連番を入れていましたが、データの順番(行)を入れ替えたのに伴い、新たに最左列(現在のA列)を挿入して、新しい番号を振り直しました(データはダミーです)。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba1

この表は左側2列がいずれも番号になっていて煩雑です。さらに、A列とB列の数値をうっかり見間違えることも考えられます。B列を削除してしまうという方法もありますが、後からB列の番号順に再びデータを並べ替える可能性を考えると、それは避けたいところです。こんなときに便利なのが「非表示」機能です。

まず、[B]をクリックしてB列を選択します。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba2

この状態のまま右クリックすると、メニューの下から2番目に[非表示]と出てくるので、ここをクリックするだけです。

%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba3

B列が見えなくなって、すっきりしました。

後からもう一度B列を表示させたいときは、非表示の範囲を含むように周囲を選択します。この場合ならばA列とC列です。

%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba4

ここでまた右クリック。メニューの最下部に[再表示]とあるので、そこをクリックします。%e9%9d%9e%e8%a1%a8%e7%a4%ba3

このように、またB列が表示されました。

非表示機能は列だけではなく、行単位でも使えます。同じように、当該個所をクリックして選択した状態で、右クリックメニューを操作するだけです。複雑な表を扱うときに便利で、元のデータを壊す心配もありません。実はこの機能、数年前にお客様から教えていただきました。「なんて便利なんだろう!」と感動して以来、ちょっと大きい表を見るときに最初に使う機能となりました。たったこれだけでもデータが見やすくなるものです。

 

文字コードから文字を挿入する・文字コードを調べる

キーボード上からは普通には打てないし、普段は使わないけれど、時々絶対に使わなければいけない文字がありませんか?

例えば数学記号の≦(半角では≤)。打つときはどうしていますか?

Wordの場合だと「挿入」→「記号と特殊文字」から該当する文字を探して打てますし、よく使う文字を貼り付けたファイルを作ってそこからコピーするやり方もあると思います。

でももう一つのやり方として、使いたい文字の文字コードを調べておくとキーボードから打てるようになるので、やり方をご紹介します。

まず、該当文字の文字コードを調べます。「記号と特殊文字」で調べる場合、下の方の真ん中、「文字コード」のところの4桁の英数字を控えます。その右側の「コード体系」が「Unicode(16進)」であることも確認してください。数学記号「≦」の文字コードは「2266」です。

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あとは簡単です。半角で2266と打ち、そのすぐあとで「Altキー」と「xキー」を同時に押してみてください。「≦」に変わります。ちなみに半角の「≤」は2264と打つと出てきます。これで、「2266」や「2264」を覚えておけばこの次からキーボードからこれらの文字を入力できます。

反対方向に使うこともできます。ある文書に≦と打ってあるとして、そのすぐあとにカーソルを合わせるか、文字を選択して「Altキー」と「xキー」を同時に押すと、「2266」に変わり、この記号の文字コードは2266だとわかります。文字コードを調べるには、その文字を選択して「記号と特殊文字」を開いて調べる方法もありますが、「Altキー」と「xキー」の同時押しの方が簡単ですし、キーボードだけを使って行うことができます。

Office文書から個人情報を削除する

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Office文書(Word、Excel、PowerPoint)には、作成者と最終更新者の名前といった個人情報が保存されます。クライアントからの指示でコメントや変更履歴に名前を残す必要がある場合でもない限り、この個人情報が保存された状態で外部に文書を送るのはあまり好ましくありません。これまではOffice文書の作成者名を空白(半角スペースなど)に設定しておくことで匿名にしていました。

ところが、他のアプリケーションで作成されたOffice文書には、外部ツールに設定された作成者名がそのまま残ってしまいます。たとえば、Trados StudioでWord文書を生成すると、Trados Studioで作成したコメントも一緒に生成され、Trados Studioに設定されたユーザー名がコメントの作成者名として付けられます。また、最終更新者が別のユーザー名になっている場合もあります。

このようにすでに文書に保存されている個人情報を一括削除する方法を説明します。以下の手順と画面はWord2010のものですが、2007以降のOfficeならどれもほぼ同じです。

1. [ファイル] タブを選択します。
2007の場合は [Office] ボタンをクリックし、[配布準備] をクリックして、手順5に進みます。

2. 左のメニューで [情報] を選択します。

Filetab_thumb

画面の右に文書のプロパティが表示されます。

Property_thumb[30]

この文書の作成者と最終更新者の名前が表示されます。この情報を削除するようにします。

3. 右の [問題のチェック] で下矢印(▼)をクリックします。

Information_thumb

4. [ドキュメント検査] を選択します。

DocCheck001_thumb

5. [ドキュメント検査] ダイアログボックスが開きます。そのまま [検査] ボタンをクリックします。

DocCheck002_thumb[1]

6. 検査結果が表示されます。[ドキュメントのプロパティと個人情報] の右にある [すべて削除] ボタンをクリックします。

注意)[コメント、変更履歴、バージョン、および注釈] の右にある [すべて削除] ボタンをクリックすると、コメントそのものが削除されてしまいます。

DocCheck003_thumb[1]

7. 完了したら、[閉じる] をクリックします。

8. ファイルを保存します。

9. 文書を再び開くと個人情報が削除されていることがわかります。

以上は、すでに文書に保存されている個人情報を削除するための手順です。

他のアプリケーションを使用せず、自分だけが文書を作成・更新するのが一般的だと思います。ファイルの保存時に自分の個人情報を保存しないように設定することもできます。

1. [ファイル] タブで [オプション] を選択します。

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2. 左のメニューで [セキュリティ センター] を選択し、右下にある [セキュリティ センターの設定] ボタンをクリックします。

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3. [セキュリティ センター] が開きます。左のメニューで [プライバシー オプション] を選択します。

security001_thumb

4. 画面右のエリアで [ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する] チェックボックスをオンにします。

注)個人情報が含まれている場合は、個人情報を削除してから設定する必要があります。削除するには下にある [ドキュメント検査] ボタンをクリックして、上記の手順に従ってください。

security002_thumb

5. [OK] をクリックします。

これ以降に作成される文書には作成者名などの個人情報が保存されなくなります。

Office文書に限らず、個人情報の漏洩にはくれぐれもご注意を。

では、また。

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