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小技の森

No one learns as much about a subject as one who is forced to teach it.

作成者

Terry Saito

某社翻訳部門の中の人です。 詳細は、以下のURLよりどうぞ。 https://terrysaito.com/about/

【Word】スペルチェックされない!?

マイクロソフトワードで納品されてくる翻訳物をチェックしていると、時々、校正・スペルチェックが正しく掛からないものがあります。また、お客様から送付されてきたワード原稿ファイルに上書き翻訳していった場合にも、同じ経験をしたことがあります。

校正チェックやスペルチェックを実行すると、ワードは「終了しました」と表示するのに、本文には間違いがある。また、エラーを示す波線が出てこない。

こういう時の対処法として、以下のふたつのいずれか、もしくは両方をやっています。

  1. Ctrl + A を押して文書全体を範囲指定し、校正言語を正しい言語に指定する。
  2. [オプション]→[文章校正]で「再チェック」ボタンを押す。 (Word2007の場合)

1. 校正言語を正しく設定する

多くの場合、校正言語設定を意識することなく翻訳やチェックが行えてしまうので、知らない方が多いかもしれませんね。この機能の位置付けからすると、翻訳時に必ず正しく設定し、チェック時にも必ず設定を確認してからチェックを掛けるという性質のものだと思います。

原稿ファイルへ上書きして翻訳する場合、原稿ファイルに設定された校正言語設定がそのまま引き継がれている場合があり、正しく校正・スペルチェックが掛からないことがあります。また、PDFファイルをワードファイルに変換したり、コピペした場合によく見られるのは、校正言語が全く関係のないものになっているケースです。いずれのケースでも、意図的に校正言語を正しい言語へ設定する必要があります。

この校正言語の設定は、対象文をコピーして新規文書へペーストしても変更されず、設定もコピーされますので注意が必要です。

[設定手順] (Word2007の場合)

  1. Ctrl + A を押し、文書全体を範囲指定します。(任意の範囲だけ設定するという方法もできます)
  2. 画面下のステータスバー部にある校正言語をクリックして、正しい言語へ変更します。%e6%a0%a1%e6%ad%a3%e8%a8%80%e8%aa%9eこの時、「スペルチェックと文章校正を行わない」にレ点が入っていたら外しましょう。

2. 無視されたエラーをリセットする

校正・スペルチェックでエラー検出されると、対処を求めるダイアログボックスが出てきますが、そこで「無視」されたものはその後のチェックでエラーとして検出されません。この「無視されたエラー」をリセットして検出されるようにします。

[設定手順] (Word2007の場合)

  1. [オプション]→[文章校正]を選択する。
  2. 「再チェック」ボタンを押す。
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iPhoneのブラウザ画面をPDF化

外出先でスマホを使って調べものをしていて、このページをPDFにしておきたいとか、PDFにしてメールで送付したいって時に役立つワザです。

自分が後で読むためのPDF化なら、iBooksへPDFとして保存しておくと便利でしょう。

1. ブラウザ下に出てくるメニューから、エキスポートアイコンを押す。

2. 「PDFをiBooksに保存」を選択。


他には、DropboxへPDFとして保存する方法もあります。

2. 上記のエキスポート先の選択画面で.「Dropboxに保存」を選択。

3. 「保存先」のフォルダを指定して「保存」を押すとPDFとして保存されます。


DropboxにPDFで保存しておくと、PCで参照したりメールへ添付するなど、後でいろいろと利用できて便利です。

【Windows】マウスカーソル位置の確認方法

Twitterに情報を流しましたが、ブログ記事にしておきます。

[マウスのプロパティ] → [ポインターオプション]の[Ctrlキーを押すとポインタの位置を表示する]をONにしておけば、マウスカーソルの位置を見失ったときにCtrlキーを押すと、波紋みたいなものが現れて位置を教えてくれます。

https://twitter.com/TIPS4Translate/status/753690695882334208

【Excel】 キーボード操作で任意の行を削除

他所で話題になったので、こちらで記事にしておきます。

エクセルで、データのメンテナンスなどをするのに、行の要否判断をしながら不要となった行を削除するという繰り返し動作をすることがありますが、この「行の削除」をショートカットキーで行う方法のご紹介です。

  1. 削除したい行の任意のセルにカーソルを置き
  2. Shift + Space を押す。(行全体が選択される)
  3. Ctrl + – (マイナスキー)を押すと行が削除される。

ちなみに、列を削除するのは以下の通り。

  1. 削除したい列の任意のセルにカーソルを置き
  2. Ctrl + Space を押す。(列全体が選択される)
  3. Ctrl + – (マイナスキー)を押すと列が削除される。

これらのやり方を私は手癖にしています。

ちなみに連続した複数行を選択する場合は、以下のように操作します。

  1. Shift + Space で先頭行を指定し
  2. Shiftキーを押したまま、下矢印キーを押して行範囲を指定します。(上矢印キーで上方向に指定してもいいです。)

そして、Ctrl + – (マイナスキー) を押せば一気に削除できます。

列指定も同じです。

  1. Ctrl + Space で列を指定し
  2. Shiftキーを押したまま、右矢印もしくは左矢印キーで範囲指定します。

ちなみに、マイナスキーはQWERTYキーボード上とテンキーにもありますから、手の位置で効率の良い方を使い分けると良いですね。

標準テンプレートフォルダの開き方

しんハムさんが「【Word】MS-Wordが不調になったら試してみる4つのこと」という記事を公開されました。

この記事の中で以下のような記述があります。

「C:\Users\[ユーザー名]\AppData\Roaming\Microsoft\Word」にTMPファイルがあれば、削除します。

このフォルダを開く方法として、以前公開した「Winキー + Rで「ファイル名を指定して実行」」の記事が役立ちます。

  1. WinキーとRキーを同時に押して「ファイル名を指定して実行」を立ち上げる。
  2. 「名前」に「%APPDATA%¥Microsoft¥Word」と入力して Enterキーを押す。

これで上記のフォルダーが開きます。

C:\Users\[ユーザー名]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」にある標準テンプレート(normal.dotm)の名前を変更します(例:normal_dotm.old)。

同様に、標準テンプレート(normal.dotm)のあるフォルダーを開くには、上記手順の2で、以下の手順を行います。

  • 「名前」に「%APPDATA%¥Microsoft¥Templates」と入力して Enterキーを押す。

お役立てください。

※ なお、この操作は環境変数APPDATAを参照しています。お持ちのPCの環境によっては、上記のような動作をしない場合がありますので、御了承ください。

Winキー + Rで「ファイル名を指定して実行」

「ファイル名を指定して実行」は、あまりお使いになったことがないでしょう?

私は、ショートカットキー操作で簡単に入力窓が開き、特定のフォルダーを開いたり、コマンドプロンプトを出すなどの作業をキーボード操作のみで行えるので多用しています。

Winキー + R

この操作で「ファイル名を指定して実行」の画面が現れるので、「名前」に開きたいフォルダーのパスや、プログラム名を入力して「OK」を押すだけ。

例えば、以下のような使い方です。

  • 「cmd.exe」を入力すれば、コマンドプロンプトが立ち上がります。
  • 「%APPDATA%¥Microsoft¥Templates」と入力すれば、Microsoft Office のテンプレートフォルダが開きます。
  • 「msconfig」と入力すれば、システム構成の設定画面が開きます。

この使い方の便利なところは、「名前」に入力したものは履歴として残るので、次回からはそれらを(カーソルキーで)選択するだけで実行できる点です。

まるでプログラムランチャーのような使い方ができます。お役立てください。

【Word】Ctrl + I, B, U は知ってるよね?

Microsoft Word を使っていて、手癖になってるショートカットキーに、以下のような書式設定に関するものもあります。

  • Ctrl + B :ボールド体にする。
  • Ctrl + I :イタリック体にする。
  • Ctrl + U :アンダーラインを引く。

文字書式を変えた部分を範囲指定して、上記のショートカットキーを押せば、書式が変わります。

ワードのショートカットキーって、Ctrl と Shift の組み合わせにいろいろと便利な機能が隠れているんですよね。

Ctrl + Shift + F でフォントのダイアログボックスが表示されて、すこぶる便利です。

メールでアンダーラインを引くには?

メールをHTMLベースではなく、テキストベースで使用されている方がほとんどだと思います。テキストベースだと当然文字の装飾はできません。

今日、私のメールを見た部下から「齊藤さん、Becky!でアンダーラインをどうやって引いてるのですか?」と質問がきました。この質問、すごく久しぶりで、15年ほど前にも部下から質問を受けたことがあります。

カラクリは超簡単です(笑)

アンダーラインはオーバーラインなのです。

つまり、こんな感じでアンダーラインに見せかけているのです。

本日の議題
‾‾‾‾‾‾‾‾

タイトル
‾‾‾‾‾‾ ← これがオーバーライン

アンダーラインしたい行の次の行に、オーバーラインを引いているのです。読む側のメールソフトのフォント設定がプロポーショナルフォントだとズレてしまうのですが、見出し程度なら十分使えます。

テキストエディタとかメールソフトで、アンダーラインを使いたい時にお役立てください。

 

【Excel】 IFERROR関数

IFERROR

仕事でエクセルをかなりの頻度で使用するのですが、私が頻繁に使う関数のひとつに「IFERROR」があります。

#DIV/0!とか、#VALUE!とか、セルにエラーが残ると視認性が悪くなる。そんなときに役立ちます。

例えば、

=IFERROR(C2/C5,””)

としておけば、「C2/C5」の演算でエラーが発生したら、セルにエラーメッセージではなく、ブランクが入ります。

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